Work less, Achieve more (a reverse guide to productivity)

Hvis du læser det her nyhedsbrev på dagen hvor det bliver sendt ud, er jeg taget på ferie.

Min første ferie i +1 år, min første ferie siden vi startede Holisto og derfor også min første ferie som selvstændig.

15 dage bliver det til, med planlagte besøg til alt fra Løkken Strand til La Sagrada Familia.

Jeg ville lyve hvis jeg sagde, at jeg ikke glæder mig.

Dog så jeg (indtil for nylig) lysten til ferie som et tegn på, at der var noget i min hverdag som ikke fungerede:

• Mit arbejdsliv.
• Mine vaner & rutiner.
• Mine sociale relationer.

For hvis alt det fungerede, ville jeg jo ikke have lyst til at flygte fra det?

Sådan har jeg det ikke længere.

(til trods for at jeg stadig prøver bedst muligt, at skabe en hverdag jeg ikke vil flygte fra).

At “slappe af” er sjældent det modsatte af at være produktiv.

Selvfølgelig findes der undskyldninger, overspringshandlinger, udskydelse af vigtige opgaver osv… Du er ikke produktiv 100% af tiden.

Men ved du hvornår jeg aldrig får gode idéer?

Når jeg sidder foran skærmen og virkelig prøver på det.

For mig, tager produktivitet to former:

1. Produktivitet i hvile (aka. mig der restituere – ikke med målet om at få nye idéer, men hvor det ofte er et biprodukt).
   
2. Produktivitet i bevægelse (aka. mig der eksekverer i en tidsbegrænset periode, ofte på de idéer jeg har fået under hvile).

Derfor var det også med dette princip in mente, at jeg for nylig byggede min daglige rutine op fra bunden, så jeg glæder mig til at vende tilbage efter ferien.

Som Dan Koe skriver:

“If you want to get things done, work. If you want to get the right things done, rest.”

En god dag sker ikke tilfældigt – den konstrueres

Det kan lyde mekanisk, men for mig har det været sandt.

Min rutine da jeg startede Holisto, var langt hen ad vejen den, som jeg også havde, da jeg selv var ansat i diverse bureauer:

• Stå op.
• Træn inden arbejde.
• Mød ind på kontoret kl. 9.
• Gå hjem kl. 17.
• Spis aftensmad, slap af og forbered dagen i morgen.
• Repeat.

Det er selt ikke fordi jeg led under denne rutine – Jeg trives godt i faste rammer.

Dog er de perioder, hvor jeg har været mest udbrændt i mit liv, også været de perioder, hvor dagene er flydt mest sammen.

Ikke på den fede flow-state måde, men hvor det mere har føltes som om at det meste af dagen bare skulle overstås for at komme til de “fede” arbejdsopgaver.

Hvor jeg ville have svært ved at genfortælle hvad højdepunkterne fra den sidste uge eller måned havde været, hvis nogen spurgte.

Igen, ikke fordi jeg led – men fordi det blev til en monoton masse.

Jeg lod simpelthen min arbejdsglæde og generelle fyldestgørelse være op til tilfældigheder og andre eksterne faktorer – i lang tid uden at være bevidst om det.

Det ville jeg gerne ændre – og det havde jeg pludselig muligheden for.

En af mine guilty pleasures har altid været at se “Day in a life”-videoer på YouTube.

Det behøver ikke være fra CEO’s af milliardforretninger.

Faktisk vil jeg langt hellere se den daglige rutine fra folk, som er mere som mig selv:

→ Unge, selvstændige & ambitiøse.

Men samtidig også:

→ Har hobbyer, vægter sociale relationer & ikke arbejder 24/7.

Noget der gik op for mig, var den enorme mængde tid og energi de her unge selvstændige brugte på at sammensætte den “perfekte” rutine.

(og dermed tage så meget kontrol som muligt over deres tid, produktivitet og arbejdsglæde).

At finde den “perfekte” daglige rutine har for mig handlet om at stille mig selv nogle grundlæggende spørgsmål:

• “Hvad er mine prioriteter nu og her?”
• “Hvornår på dagen er jeg mest produktiv?”
• “Hvordan udnytter jeg bedst den fleksibilitet, som mit arbejde medfører?”

Efter at have testet meget, er jeg kommet frem til nedenstående:

(Vigtigt: Dette er ikke opskriften på den ideelle daglige rutine. Den kan ingen give dig. Det er et indblik i min nuværende rutine – som hele tiden ændrer sig – samt en opfordring til selv at eksperimentere).

06:30 → Stå op.
07:00 – 08:00 → Lille gåtur, kaffe med kæreste.
08:00 – 11:00 → Arbejd på dagens største to-do’s (fra hjemmekontoret).
11:00 – 12:30 → Styrketræning/løb, i bad, cykle til kontor, spis frokost.
12:30 – 17:00 → Arbejd på dagens øvrige to-do’s + møder (fra kontoret)
17:00 – 21:30 → Cykle hjem, fritid, se dårlig TV, spis god mad.
21:30 – 22:30 → Meditation, læsning og ellers godnat.

Ingen dage er 100% ens og der vil også være perioder hvor intensiteten er højere/lavere og hvor der arbejdes mere/mindre.

At kunne få lov overhovedet at teste på disse ting er selvfølgelig et kæmpe privilegium som langt fra alle har.

Dog synes jeg, at alle skylder sig selv at eksperimenterer med at finde den mest ideelle rutine, som deres skema tillader.

Simple og effektive principper for øget produktivitet

Der findes folk, som jeg vil kalde naturtalenter til produktivitet.

Dem, som tilsyneladende uden problemer, kan sætte sig ned ved deres computer, gå i fokus-mode med det samme og arbejde koncentreret i timevis.

…og så findes der os andre.

Os, hvor det derimod er overspringshandlingerne der kan betragtes som spidskompetencer:

• En “nødvendig” opdatering af playlisten,
• En ekstra tur til kaffemaskinen,
• Et hurtigt check af LinkedIn,

Hvor det kan virke som om, at der er en kraft, der på én eller anden måde trækker os væk fra det vi ved vi bør gøre.

(og ja, det er i denne gruppe, jeg selv er i).

Det betyder dog ikke, at denne gruppe behøver at arbejde dobbelt så længe som naturtalenterne – det medfører nemlig aldrig dobbelt så meget produktivitet.

Hvis jeg skal få udrettet noget som helst og ikke kigge tilbage på min dag med fortrydelser, handler det for mig ofte om at “hacke” min produktivitet.

Det har jeg heldigvis fundet nogle teknikker til:

1) Sæt afgrænsninger for dig selv (og hold dem)

Den sværeste person at holde et løfte for, er ofte sig selv.

Især, når man er det eneste vidne og derfor også den eneste der, ville vide hvis man brød det.

Sådan er det for de fleste solo-selvstændige.

Det er nemt at skubbe en vigtig opgave til næste dag, tage et hurtigt scroll gennem sociale medier osv.

For hvem skulle nogensinde vide det?

Ofte søger vi ‘accountability-partnere’ til at hjælpe os med at få os i fitness, sørge for at vi får sendt de outreaches eller ikke spiser junk hver aften.

Desværre, er det kun nogle ting, som vi kategoriserer som løftebrud.

Dem, som mere eller mindre universelt er kendt som “uproduktive” eller “distraherende”.

De fleste ville nok mene, at scrolle gennem sociale medier, når man burde arbejde på en vigtig kundeopgave, er en distraktion.

Dog er det efter min mening i ligeså høj grad at bryde et løfte overfor sig selv, hvis du aflyser en cafétur med en ven eller skubber træningen til weekenden, for at fortsætte arbejdsdagen ud over det, som du egentlig havde sagt du ville arbejde.

Det bliver dog sjældent set som noget negativt.

Det var jo bare dig der var inde i flow, og derfor blev nødt til at udnytte det til fulde.

Men hvis du gerne vil være en person der holder løfter overfor dig selv, bliver dine afgrænsninger nødt til at fungere begge veje.

Måske har du hørt udtrykket: “Det du gør ét sted, gør du alle steder”.

(som jeg i øvrigt hader).

En lille omskrivning – som jeg synes gør udtrykket en del mere præcist – kunne være:

“Hvordan du håndterer de løfter du afgiver til dig selv i ét domæne, er hvordan du håndterer de løfter du afgiver til dig selv i alle domæner”.

Derfor har jeg gjort følgende:

Besluttet mig for hvor mange timer jeg ønsker at arbejde i gns. om dagen.

(der er altid mere at lave som selvstændig, men det betyder ikke at du ikke skal sætte en grænse).

Hvis jeg ikke kan få mine daglige opgaver til at passe ind i denne afgrænsning, repræsenterer det for mig et problem der skal løses (hvilket jeg gør med princip nr. 3).

Dette har dog kun kunne lade sig gøre i samspil med det næste princip:

2) Lad opgavernes størrelse følge dit energiniveau

Mange har tendens til at se den portion energi eller produktivitet man starter dagen med, som en begrænset ressource, der langsomt bliver opbrugt i løbet af dagen, og som til sidst er tom.

I virkeligheden er dit energiniveau dog mere dynamisk og følger en naturlig rytme af opsving og nedgange, der varierer gennem hele dagen.

Det er ikke unormalt at jeg eksempelvis bliver ramt af en bølge af træthed omkring kl. 14 men til gengæld får et nyt spike omkring kl. 17.

Det er ikke altid logisk, men som regel ret konsekvent.

Efter førnævnte tests med mål om at spore mig ind på en optimal rutine, fik jeg hurtigt mappet ud hvornår på dagen jeg var mest (og mindst) produktiv.

De mest produktive timer for mig, er som regel min blok fra 8-11 om morgenen, hvor jeg har fået dagens første skud koffein, ikke har nogle møder og ikke er tynget af et stort måltid.

Dog begik jeg i starten den fejl, at lægge de mindre krævende opgaver om morgenen fordi man jo lige “skal i gang”.

Det var en fejl.

Det betød nemlig at de mest krævende opgaver i stedet lå lige efter frokost, som generelt er der hvor jeg er mest sløv.

Ved at bytte det om, og derved springe direkte ind i dagens største to-do’s fra morgenstunden, får jeg nu meget mere ud af mine mest produktive timer.

3-4 timers hyperfokuseret arbejde > 8 timers semifokuseret arbejde.

Derfor er mit råd til dig følgende:

→ Find ud af hvordan dit energiniveau svinger i løbet af dagen (både dine toppe og bunde).

Lav en “udvidet” to-do-liste dagen før, hvor du rangerer dine opgaver baseret på hvor energikrævende der er (brug evt. en 1-5 skala).

Brug din kalender til at indsætte tidsblokke til hver opgave, som matcher dit energiniveau på det tidspunkt.

3) Tag et kritisk blik på dit tidsforbrug (AED Metoden)

Sætningen: “Tid er din vigtigste ressource” er både sand, men samtidig ikke særlig handlingsegnet.

For hvordan oversætter man det til praksis?

For mig, betød det at lære at håndtere min tid effektivt og samtidig erkende at det ikke sker ved at gøre de samme ting hurtigere, men ved at gøre de rigtige ting.

En metode, der virkelig har åbnet mine øjne for, hvordan jeg bruger min tid, er et “Time Audit” med AED-metoden (Automate, Eliminate, Delegate).

Her er trinene jeg følger:

Registrer: Jeg begynder med at skrive alt ned, hvad jeg laver i løbet af en uge. Alt fra arbejde, pauser, spisetider til den tid jeg spilder på at scrolle gennem sociale medier.

Analyser: Når ugen er omme, gennemgår jeg listen og mærker hver aktivitet med A (Automate), E (Eliminate) eller D (Delegate).

• Automate – Kan denne opgave automatiseres? Software og værktøjer kan ofte overtage repetitive opgaver.

• Eliminate – Er denne opgave nødvendig? Overraskende mange opgaver kan elimineres, fordi de ikke tilfører værdi.

• Delegate – Kan nogen andet gøre denne opgave lige så godt, eller bedre end mig? Det frigiver tid til de opgaver, hvor jeg virkelig kan gøre en forskel.

Prioriter og juster: Med denne viden, justerer jeg min rutine. Målet er ikke at fylde tiden med mere arbejde, men at give plads til arbejde, der er mere meningsfuldt og produktivt.

Ved at anvende AED-metoden regelmæssigt, sikrer jeg, at jeg hele tiden holder mig inden for min egen afgrænsning, og undgår at brænde ud.

Jeg har lavet en Time Audit Template som du kan kopiere her.

Jeg håber disse principper kan være med til at øge din produktivitet, uden at du går på kompromis med din tid.